ESCUELA DE POSGRADO 
 
GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y SU INFLUENCIA EN EL 
ORDENAMIENTO DE REGISTROS EN LA EMPRESA 
CONSTRUCTORA REQUELME S.R.L – CAJAMARCA, 2017 
 
Tesis para optar el grado MAESTRO en: 
Magíster en Administración de Empresas 
Autores: 
Bachiller. Araujo Chuquiruna, Jhovana Jacqueline 
 
Asesor: 
Doctora. Obando Peralta, Ena Cecilia 
 
Cajamarca – Perú 
2017 
 
 
GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y SU INFLUENCIA EN EL ORDENAMIENTO DE 
REGISTROS EN LA EMPRESA CONSTRUCTORA REQUELME S.R.L – CAJAMARCA, 2017 
 
 
Resumen 
      El presente trabajo de investigación se realizó con el objetivo de determinar en qué medida la 
gestión de documentos influye en el ordenamiento de registros en la empresa Constructora 
Requelme S.R.L – Cajamarca, 2017. Para detectar la problemática de la empresa se realizó un 
análisis de nivel de madurez de la gestión de documentos en el cumplimiento de los estándares de 
la norma NTP-ISO 15489 (Revisada el 2014), así como la evaluación del ordenamiento de sus 
registros existentes en formato electrónico y físico. Para la evaluación del nivel de madurez se aplicó 
la metodología descrita en la UNE 66174: Guía para la evaluación del sistema de gestión de la 
calidad según la norma ISO 9004:2000 modificada en términos de gestión de documentos; para el 
ordenamiento de registros se aplicó un cuestionario de evaluación de cumplimiento de  
características de calidad que debe poseer un registro en términos de autenticidad, confiabilidad, 
integridad y uso.  
      El nivel de investigación para el presente proyecto fue correlativa, el método utilizado es 
Inductivo-Deductivo, en la cual se utilizó las técnicas como encuesta de nivel de madurez para la 
evaluación del cumplimiento actual de la empresa con los estándares de la NTP-ISO 15489 
(Revisada el 2014) para la gestión de documentos y encuesta de cumplimiento de requisitos de 
calidad para el ordenamiento de registros. 
      Para el estadístico de prueba se realizó un Intervalo de confianza para la razón de dos varianzas 
con la cual se afirma la hipótesis que la gestión de documentos influye significativamente en el 
ordenamiento de registros en la empresa Constructora Requelme S.R.L y los resultados obtenidos 
para el nivel de madurez de la gestión de documentos en el cumplimiento de estándares de la norma 
oscila entre 1,60 y 2,60; evidenciándose una etapa temprana para gestionar sus documentos a 
través de creación de política y responsabilidades, estándares de controles operacionales, 
estándares de monitoreo y auditoria y estándares de entrenamiento coherentes con el alcance de 
sus actividades. Así mismo el ordenamiento de registros en términos de características de calidad 
que debe tener un registro oscila entre 10,00% y 35,00% de 20 indicadores evaluados, 
evidenciándose con este resultado que el ordenamiento de sus registros en formato físico y 
electrónico es deficiente.  
      Por lo que se propone una metodología para la gestión de documentos y ordenamiento de 
registros basado en la método DIRS de la NTP-ISO/TR 15489-2:2005 (Revisada el 2014) 
INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. Gestión de registros. Parte 2: Directrices, para la empresa 
Constructora Requelme S.R.L; lo cual proporcionaría una correcta gestión de documentos 
atendiendo a las necesidades reales de las partes interesadas de la empresa, identificando las 
responsabilidades de cada jefe de área para el mantenimiento de documentos y registros dentro de 
su ciclo vital normal. 
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REGISTROS EN LA EMPRESA CONSTRUCTORA REQUELME S.R.L – CAJAMARCA, 2017 
 
 
Abstract 
  The present investigation work was carried out with the objective of determining the administration 
of documents influences in the classification of registrations in the company Manufacturer Requelme 
S.R.L in what measure - Cajamarca, 2017. To detect the problem of the company he/she was carried 
out an analysis of level of maturity of the administration of documents in the execution of the 
standards of the norm NTP-ISO 15489 (Revised the 2014), as well as the evaluation of the 
classification of their existent registrations in electronic and physical format. For the evaluation of the 
level of maturity the methodology was applied described in it UNITES it 66174: It guides for the 
evaluation of the system of administration of the quality according to the norm ISO 9004:2000 
modified in terms of administration of documents; for the classification of registrations a questionnaire 
of execution evaluation was applied of characteristic of quality that should possess a registration in 
terms of authenticity, dependability, integrity and use.    
      The investigation level for the present project was correlative, the used method is Inductive-
deductive, in which was used the techniques as survey of level of maturity for the evaluation of the 
current execution of the company with the standards of the NTP-ISO 15489 (Revised the 2014) for 
the administration of documents and survey of execution of requirements of quality for the 
classification of registrations.   
      For the test statistic an Interval of confidence was made for the ratio of two variances with which 
the hypothesis is affirmed that the administration of documents influences significantly in the 
classification of registrations in the company Manufacturer Requelme S.R.L and the results obtained 
for the level of maturity of the administration of documents in the execution of standard of the norm 
it oscillates between 1,60 and 2,60; being evidenced an early stage to negotiate its documents 
through politics creation and responsibilities, standard of operational controls, standard of monitoreo 
and audit and standard of coherent training with the reach of its activities. Likewise the classification 
of registrations in terms of characteristic of quality that should have a registration it oscillates between 
10,00% and 35,00% of 20 evaluated indicators, being evidenced with this result that the classification 
of its registrations in physical and electronic format is faulty.    
      For what intends a methodology for the administration of documents and classification of 
registrations based on the method DIRS of the NTP-ISO/TR 15489-2:2005 (Revised the 2014) 
INFORMATION AND DOCUMENTATION. Administration of registrations. It leaves 2: Guidelines, for 
the company Manufacturer Requelme S.R.L; that which would provide a correct administration of 
documents assisting to the real necessities of the interested parts of the company, identifying each 
area boss's responsibilities for the maintenance of documents and registrations inside their normal 
vital cycle.   
 
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Tabla de contenidos 
 
Resumen .......................................................................................................................................... ii 
Abstract ........................................................................................................................................... iii 
Dedicatoria ...................................................................................................................................... iv 
Agradecimientos ............................................................................................................................. v 
Tabla de contenidos ....................................................................................................................... vi 
Índice de tablas ............................................................................................................................ viii 
Índice de figuras ............................................................................................................................. ix 
I. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 1 
I.1. Realidad problemática ..................................................................................................... 1 
I.2. Pregunta de investigación ............................................................................................... 3 
I.3. Objetivos de la investigación ........................................................................................... 3 
I.3.1. Objetivo general ......................................................................................................... 3 
I.3.2. Objetivo específico ..................................................................................................... 3 
I.4. Justificación de la investigación ....................................................................................... 4 
I.4.1. Justificación teórica .................................................................................................... 4 
I.4.2. Justificación práctica .................................................................................................. 4 
I.5. Alcance de la investigación ............................................................................................. 4 
II. MARCO TEÓRICO ............................................................................................................... 5 
II.1. Antecedentes ................................................................................................................... 5 
II.2. Bases teóricas ................................................................................................................. 8 
II.2.1. Gestión de documentos .............................................................................................. 8 
II.2.1.1. La evolución de los sistemas de archivo y la gestión de documentos ................ 8 
II.2.1.2. Definición de gestión de documentos ............................................................... 10 
II.2.1.3. Objetivos y beneficios de la gestión de documentos ........................................ 11 
II.2.1.4. Principios de la gestión de documentos ............................................................ 12 
II.2.1.5. Características de la gestión de documentos ................................................... 15 
II.2.1.6. Importancia de la gestión de documentos......................................................... 15 
II.2.1.7. Ventajas y desventajas de la gestión de documentos ...................................... 16 
II.2.2. Registro .................................................................................................................... 18 
II.2.2.1. Definición de registro ........................................................................................ 18 
II.2.2.2. Características de un registro ........................................................................... 18 
II.2.2.3. Beneficio de un registro .................................................................................... 18 
II.2.3. NORMA TÉCNICA PERUANA NTP - ISO 15489 ..................................................... 19 
II.3. Definición de términos ................................................................................................... 25 
III. HIPÓTESIS ........................................................................................................................ 28 
III.1. Declaración de hipótesis................................................................................................ 28 
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III.2. Operacionalización de variables .................................................................................... 29 
III.3. Propuesta de solución ................................................................................................... 31 
III.3.1. Objetivo .................................................................................................................... 31 
III.3.2. Cronograma.............................................................................................................. 31 
III.3.3. Presupuesto ............................................................................................................. 32 
III.3.4. Metodología para la gestión de documentos y ordenamiento de registros ............... 33 
III.3.4.1. PASO A: Análisis del Nivel de Madurez de la Gestión de Documentos según la 
UNE 66174 (Modificada) ................................................................................... 34 
III.3.4.2. PASO B: Elaboración de Organigrama y Mapeo de    Procesos ...................... 39 
B.1. Organización tipo de la empresa Constructora Requelme  S.R.L ............................ 39 
III.3.4.3. PASO C: Identificación de Documentos y Registros por Proceso Unitario ....... 42 
III.3.4.4. PASO D: Evaluación del Ordenamiento de Registros ...................................... 64 
III.3.4.5. PASO E: Identificación de estrategias .............................................................. 64 
E.1.  Diseño de estructura para la gestión de documentos ............................................. 64 
E.2.  Consideraciones generales para la gestión de documentos ................................... 65 
E.4.  Codificación de documentos de la empresa Constructora  Requelme S.R.L .......... 68 
E.5. Diseño estándar de plantilla para la elaboración de documentos ............................ 69 
E.6. Matriz básica de entrenamiento ............................................................................... 75 
Fuente: Diseño Propio ..................................................................................................... 75 
E.7. Estructura de la política de gestión de documentos ................................................. 76 
III.3.5. Responsables ........................................................................................................... 77 
IV. DESCRIPCIÓN DE MÉTODOS Y ANÁLISIS ..................................................................... 78 
V. RESULTADOS ................................................................................................................... 80 
VI. DISCUSIÓN ........................................................................................................................ 91 
VII. CONCLUSIONES ............................................................................................................... 93 
VIII. RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 94 
             LISTA DE REFERENCIAS 
             APÉNDICE 
     
 
 
 
 
 
 
 
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Índice de tablas 
 
Tabla n. º 1. Principio Continuo de la Gestión de Documentos ...................................................... 14 
Tabla n. º 2. Matriz de Operacionalización - Variable Independiente ............................................. 29 
Tabla n. º 3. Matriz de Operacionalización - Variable Dependiente ................................................ 30 
Tabla n. º 4. Asignación de presupuesto para el proyecto .............................................................. 32 
Tabla n. ° 5. Lista de verificación de lineamientos .......................................................................... 34 
Tabla n. º 6. Descripción diagnóstica de la situación ...................................................................... 37 
Tabla n. º 7. Criterios utilizados para los niveles de cumplimiento ................................................. 38 
Tabla n. º 8. Lista maestra de documentos para Planeación Estratégica ....................................... 43 
Tabla n. º 9. Lista maestra de documentos para Gestión Comercial .............................................. 45 
Tabla n. º 10. Lista maestra de documentos para Licitaciones ....................................................... 46 
Tabla n. º 11. Lista maestra de documentos para la Gestión de Costos ........................................ 47 
Tabla n. º 12. Lista maestra de documentos para Gestión de Alcance .......................................... 48 
Tabla n. º 13. Lista maestra de documentos para Gestión de Riesgos .......................................... 49 
Tabla n. º 14. Lista Maestra de documentos para Gestión de Recursos Humanos ........................ 50 
Tabla n. º 15. Lista maestra de Adjudicación de Proyectos ............................................................ 51 
Tabla n. º 16. Lista maestra de documentos para Gestión Logística .............................................. 52 
Tabla n. º 17. Lista maestra de documentos para Gestión de la Calidad ....................................... 54 
Tabla n. º 18. Lista maestra para la Gestión de Documentos ......................................................... 55 
Tabla n. º 19. Lista maestra de documentos para la Gestión de Documentos ............................... 56 
Tabla n. º 20. Lista maestra de documentos para la Gestión de Comunicaciones ......................... 58 
Tabla n. º 21. Lista maestra de documentos para la Ejecución de Proyectos ................................ 60 
Tabla n. º 22. Lista maestra de la Gestión de la Integración........................................................... 62 
Tabla n. ° 23. Nivel cumplimiento características de calidad de los registros ................................. 64 
Tabla n. ° 24. Diagrama de flujo del procedimiento  ....................................................................... 66 
Tabla n. º 25. Codificación para los documentos ............................................................................ 68 
Tabla n. º 26. Plantilla de encabezado para documentos  .............................................................. 69 
Tabla n. º 27. Descripción del contenido de Procedimiento  ........................................................... 71 
Tabla n. º 28. Descripción de contenido para Instructivos - Manual - Guías................................... 72 
Tabla n. º 29. Plantilla para Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro (PETS) .............................. 73 
Tabla n. º 30. Plantilla de pie de página de un documento ............................................................. 74 
Tabla n. º 31. Matriz básica de entrenamiento ................................................................................ 75 
Tabla n. º 32. Responsables del proyecto ...................................................................................... 77 
Tabla n. ° 33. Lista de verificación de lineamientos de la NTP-ISO 15489  .................................... 86 
Tabla n.° 34. Ordenamiento de registros por lineamiento de la NTP-ISO 15489-1: 2004 .............. 89 
 
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Índice de figuras 
 
Figura n. ° 1. Ciclo vital del documento .......................................................................................... 13 
Figura n. º 2. Diseño e implementación de sistemas de registros (DISR) ...................................... 21 
Figura n. º 3. Cronograma de Actividades ...................................................................................... 31 
Figura n. º 4. Metodología para la gestión de documentos y ordenamiento ................................... 33 
Figura n. º 5. Evaluación del nivel de madurez  ............................................................................. 35 
Figura n. º 6. Organigrama - Constructora Requelme S.R.L. ......................................................... 39 
Figura n. º 7. Mapeo de Procesos de la empresa Constructora Requelme S.R.L. ......................... 41 
Figura n. º 8. Proceso Unitario Planeamiento Estratégico .............................................................. 42 
Figura n. º 9. Proceso Unitario Gestión Comercial ......................................................................... 44 
Figura n. º 10. Proceso unitario Licitaciones .................................................................................. 46 
Figura n. º 11. Proceso unitario Gestión de Costos ........................................................................ 47 
Figura n. º 12. Proceso unitario Gestión del Alcance ..................................................................... 48 
Figura n. º 13. Proceso unitario Gestión de Riesgos ...................................................................... 49 
Figura n. º 14. Proceso unitario Recursos Humanos ...................................................................... 50 
Figura n. º 15. Proceso unitario Adjudicación de Proyectos ........................................................... 51 
Figura n. º 16. Proceso unitario Gestión Logística ......................................................................... 52 
Figura n. º 17. Proceso unitario Gestión de la Calidad ................................................................... 53 
Figura n. º 18. Proceso unitario Gestión de Documentos ............................................................... 54 
Figura n. º 19. Proceso unitario Gestión del Mantenimiento........................................................... 56 
Figura n. º 20. Proceso unitario Gestión de las Comunicaciones ................................................... 57 
Figura n. º 21. Proceso unitario Ejecución de Proyectos ................................................................ 59 
Figura n. º 22. Proceso unitario Gestión de la Integración ............................................................. 61 
Figura n. º 23. Codificación de Mapeo de Procesos de la Empresa Constructora Requelme S.R.L - 
Nivel 0 ............................................................................................................................................. 63 
Figura n. º 24. Estructura de Gestión de Documentos ................................................................... 64 
Figura n. º 25. Estructura de documentos ...................................................................................... 69 
Figura n. ° 26. Creación de políticas y responsabilidades .............................................................. 81 
Figura n. º 27. Sistemas de Control a través de estándares .......................................................... 82 
Figura n. º 28. Monitoreo y auditoria de desempeño ...................................................................... 84 
Figura n. º 29. Entrenamiento en Gestión Documental .................................................................. 85 
Figura n. º 30. Consolidado Nivel de Madurez de la Gestión de Documentos ............................... 87 
Figura n. º 31. Ordenamiento de registros por lineamiento ............................................................ 89 
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