Propuesta de mejora de proceso aplicando la metodología de las 5'S en la gestión del proceso de almacén de la empresa Samma Importaciones EIRL, Lima, 2017

Abstract

RESUMEN El proyecto que presentamos es la propuesta de mejora en la gestión de almacenes de la Empresa Samma Importaciones EIRL, perteneciente al sector microempresa, que está dedicada a la comercialización de productos cosméticos, con puntos de ventas distribuidos en los distritos de Lima Norte, El almacén principal de la empresa se encuentra ubicado en el Km. 34.5 de la Panamericana Norte, en el distrito de Puente Piedra, Lima. En el primer capítulo del presente proyecto, se expone la realidad problemática de las empresas consideradas Mype (Micro y pequeña empresa) en un contexto mundial; donde se da a conocer los problemas por la que atraviesan estas organizaciones influenciados por la globalización, debido al bajo nivel de competitividad que muchas de ellas presentan, situación que les impide poder ofertar sus productos a mercados extranjeros. A pesar de ello se resalta que estas empresas tienen una gran presencia en la economía de los países; y que gracias a la Mype se generan muchos puestos de trabajo. Las microempresas representan el 95% del total de todos los estratos empresariales donde también se encuentran las medianas y grandes empresas. Pero, a pesar de ser un porcentaje bastante representativo, los gobiernos de turno no respaldan su labor con leyes que faciliten su desempeño, según refiere el anuario estadístico del Ministerio de la Producción emitido en el 2015; donde además se menciona que, los productos cosméticos y los productos farmacéuticos y medicinales, han registrado un promedio de crecimiento en sus ventas de 4.6% del 2010 al 2015. Bajo este panorama se describe la posición de la empresa Samma Importaciones EIRL, que también evidencia un crecimiento en sus ventas e igualmente la problemática que enfrenta al pertenecer al sector microempresa que crece de manera desordenada. De esa manera, en este capítulo se exhibe el problema principal que atraviesa la empresa, en su proceso de gestión de almacén donde focaliza dos eje de análisis como son: El control del inventario, que está determinado por la necesidad de combatir contra la ruptura de stock, el alto nivel de inventario y la obsolescencia de los productos por estar acopiados inadecuadamente y otro eje que motiva la investigación es el tiempo de búsqueda, que se genera cuando el área de venta realiza su requerimiento de productos para reponer su stock en exhibición y se produce la demora al identificar y seleccionar en el almacén los productos solicitados. En el segundo capítulo, se presentan estudios realizados referentes a nuestra investigación, que fueron desarrollados dentro del ámbito nacional e internacional. Estos estudios sirven de sustento a la metodología empleada en nuestro trabajo. Asimismo, se muestra toda la teoría referente al problema que ha sido identificado en el proceso del almacén de la empresa, y es donde se aplicará la mejora con la metodología de las 5 “S” que nos permitirá lograr nuestros objetivos; siendo en primer lugar el maximizar el control en el nivel de inventario del almacén y reducir el tiempo de búsqueda de los productos cosméticos de la empresa Samma Importaciones EIRL. Estos conceptos se presentan bajo el desarrollo de dos factores que delimitan toda nuestra investigación; la variable independiente llamada, “Metodología de las 5 S” y la variable dependiente que es la “Gestión de almacén”. La interrelación de estas dos variables esta descrita por el desarrollo de técnicas y herramientas de la ingeniería, acompañados de sus respectivos procedimientos de aplicación, estas técnicas que se aplican son: Mapa de procesos, diagramas de flujo, Lluvia de ideas, el diagrama de Pareto, el análisis de causa y efecto y la metodología de las 5 “S” con su respectivo cronograma de ejecución elaborado en un diagrama de Gantt. Finalmente se expresa la definición de los términos que serán empleados dentro de la redacción de nuestro proyecto y son utilizados en logística e ingeniería. En el tercer capítulo se presenta la situación actual siguiendo el modelo AS-IS y el modelo TO-BE. En el desarrollo del primer objetivo específico; se utilizaron diferentes herramientas de ingeniería para identificar y analizar los problemas existentes que representaban una situación crítica dentro del proceso de gestión del almacén; para ello se elaboró el Mapa de Procesos para determinar qué proceso es considerado como crítico, de esta forma determinar la actividad que genera demoras o pérdidas para la empresa. En el desarrollo de estas herramientas exploratorias se establece una reunión donde se aplica la técnica de la lluvia de ideas, el resultado de esta técnica da pie a un consenso donde identifica los cinco problemas más relevantes, recurrentes y factibles de mejorar. Con estos problemas seleccionados se aplica la “Ley del 80/20” con el diagrama de Pareto; que nos permite evidenciar los dos problemas más relevantes. Los problemas identificados son la falta de control sobre el nivel del inventario; que genera sobre stock, obsolescencia y ruptura de stock y la demora en el tiempo de búsqueda de productos en el almacén. Teniendo en consideración estos problemas específicos, se realiza el análisis de causa y efecto y la técnica de los Porqués sobre la gestión del almacén. Los problemas específicos seleccionados se convierten en objetivos a ejecutar. En el desarrollo del segundo objetivo específico, se busca determinar el nivel de control del inventario del almacén, se aplica la metodología de las 5 “S” en la prueba piloto a uno de los ambientes destinados al almacenaje de productos cosméticos de la empresa, con la intención de replicarlo en todos los ambientes que son usados como depósitos. El procedimiento para llevar a cabo la metodología contará con un día de capacitación inicial, donde se presentará el desarrollo de la aplicación del primer principio Seiri que consiste en retirar y clasificar todos los objetos encontrados en el almacén identificando entre ellos los necesarios que son aquellos que deben permanecer en el lugar y los innecesarios que son los que serán clasificados con su tarjeta roja y retirados a un ambiente de cuarentena para su disposición final. En el segundo principio Seiton, se elaboró un plano de distribución e implemento con anaqueles el ambiente donde ordenamos los productos que quedaron luego haber retirado las cajas, monitores y otros objetos que no guarden relación con el giro del negocio, con el tercer principio realizamos la limpieza respectiva del ambiente. Asimismo, con el propósito de orientar nuestra mejora en la actividad de control y el abastecimiento interno de productos cosméticos hacia los puntos de venta de la empresa; con la aplicación del cuarto principio estandarización se inició rotulando los anaqueles con la clasificación del ABC lo que ocasionó un cambio visual del ambiente y en la percepción de los colaboradores, además se implementó extintores y líneas de seguridad, para posteriormente elaborar el reglamento del almacén, finalmente se aplicó el quinto principio de la disciplina que consistió básicamente en realizar evaluaciones periódicas dentro del almacén para garantizar el nivel alcanzado de las cuatro primeros principios; todo la metodología empleada hizo posible el levantamiento de las existencias y así poder determinar el porcentaje de faltantes de los productos dentro del almacén piloto. En relación al desarrollo del tercer objetivo específico, la aplicación de la metodología de las 5 “S” generó las condiciones adecuadas para poder reducir o disminuir el tiempo de búsqueda de los productos dentro del almacén, esta nueva situación facilitará la entrega a tiempo de los productos cosméticos solicitados por los diferentes puntos de venta que se encuentran ubicados en los diferentes distritos de la ciudad de Lima Norte, logrando satisfacer en el momento oportuno, las necesidades del cliente. Por último, se realizaron evaluaciones periódicas con el formato de evaluación donde se midió el desempeño de cada principio, luego de ser implementado, obteniendo los resultados que se expresan en el siguiente capítulo. En el desarrollo del cuarto objetivo específico, se presenta de manera detallada los resultados obtenidos en la prueba piloto dentro del almacén, logrando identificar el 28,67% de productos faltantes del total de productos que la empresa comercializa; además, se logró determinar que la mayor cantidad de productos, como tintes, dentro del almacén, cuyos niveles o grados de rotación han sido determinados mediante revisión de boletas y consulta directa al vendedor, tienen la siguiente distribución: Media (B) con 43,11% del total, rotación baja (C) con 24,92% y sólo el 31,96% se concentra en los productos cuyo nivel de rotación es alta (A). Asimismo, con la aplicación de la metodología de las 5 “S” en la prueba piloto, se redujo un 89,94%, el tiempo empleado en la búsqueda de los productos dentro del almacén, en comparación con la toma de tiempo realizada en el mismo almacén antes de dicha prueba. También la valuación del costo beneficio de la aplicación de la metodología 5 “S” en la gestión de almacén, genera mejoras económicas para la empresa; considerando que la implementación tiene un costo total de S/. 11 704.00 soles y los beneficios para la empresa es la reducción de las pérdidas económicas de S/ 13 079,00 soles, que son generadas por los problemas que existen en la gestión del almacén, este costo de implementación será recuperada en un tiempo menor a un año. En el cuarto capítulo se expresa las conclusiones y recomendaciones del presente estudio; en relación al primer objetivo específico, utilizando las herramientas de ingeniería se logró identificar los dos problemas con mayor relevancia para la empresa: el primer problema que se identificó es el control del inventario cuyo porcentaje representa el 33,7%; y el segundo problema es el tiempo de búsqueda de los productos cosméticos solicitados por los diferentes puntos de venta, cuyo porcentaje representa el 27,2%; estos problemas específicos representan el 60,9% del total de problemas de la empresa. Estos porcentajes fueron hallados empleando el principio de Pareto. En relación al segundo objetivo específico se logra determinar el 28,67% de productos faltantes, lo que nos permitirá tomar acciones inmediatas en cuanto a realizar las gestiones como son las órdenes de compra, con la finalidad de reponer en el más breve tiempo el stock faltante; ello nos permitirá atender en un 100% los requerimientos de los distintos puntos de venta. Asimismo, con la implementación de la metodología de las 5 “S” se logra determinar que el capital total invertido en los 8 ítems estudiados de un total de 3680 es de S/. 94 873,20 soles (ver Tabla N° 3-42); este resultado nos permitirá tomar decisiones como la posibilidad en incrementar la compra de los productos cuyo nivel de rotación es alto (A) y reducir e incluso no realizar compra de aquellos productos cuyo nivel de rotación es baja (B). Asimismo, también se puede reducir el capital invertido en los colores cuyos niveles de rotación son Medio (B) con 42,89% de la inversión total y Bajo (C) 22.57% de la inversión total, dicha reducción se destinaría para la compra de aquellos colores que no se tiene en stock, como también para la compra de colores cuyo nivel de rotación es Alta (A), de esta manera se conseguirá que los puntos de venta cuenten con todos los productos, logrando satisfacer las necesidades del cliente e incrementando las ventas de la empresa. En relación al tercer objetivo específico de reducir el tiempo de búsqueda de los productos cosméticos en el almacén de la empresa Samma Importaciones; se concluye que, mediante la aplicación de los tres primeros principios de la metodología de las 5 “S”, es posible reducir significativamente el tiempo de búsqueda; sin embargo, para darle sostenibilidad al logro obtenido es necesario aplicación de los dos principios siguientes como son la estandarización y la disciplina. En relación al cuarto objetivo específico se concluye que la implementación de la metodología de las 5 “S” en la gestión de almacén es beneficioso para la empresa, ya que en un tiempo menor a un año recuperará los costos que genera dicha implementación. Recomendamos que la empresa Samma Importaciones EIRL adquiera un software de control de inventario, este programa podría ser el Casnet, es un software que está siendo empleado por empresas del mismo rubro, con la finalidad de reemplazar el control manual y visual que actualmente realiza. Se recomienda también, a otros investigadores involucrarse ampliamente con conocimientos relacionados al proceso que se quiere mejorar y utilizar las herramientas de ingeniería necesarias para poder determinar los principales problemas; asimismo saber las características que posee el capital humano de la empresa, con ello será capaz de entender y poder eliminar o reducir los procesos, actividades y operaciones que no agreguen valor; así como, minimizar los tiempos de cada actividad que compone el proceso.

ABSTRACT The project that we are going to present is the proposal for improvement in warehouse management of the company Samma Importaciones EIRL, that belongs to the microenterprise sector, which is dedicated to the commercialization of cosmetic products, with points of sale distributed in the districts of Lima Norte, the main Sama Importaciones warehouse is located at Km. 34.5 of the Panamericana Norte, in the district of Puente Piedra, Lima. In the first chapter of the project, we are going to talk about the real problems of the companies considered Mype (Micro and small company) in global context; where the problems faced by these organizations influenced by globalization are made known, due to the low level of competitiveness that many of them present, a situation that prevents them from being able to offer their products to foreign markets. Spite of this, it is highlighted that these companies have a great presence in the economy of the countries; and that thanks to the Mype, many jobs are generated. Microenterprises represent 95% of the total of all business strata where medium and large companies are also located. But, despite being a fairly representative percentage, governments in turn do not support their work with laws that facilitate their performance, according to the statistical yearbook of the Ministry of Production issued in 2015; where it is also mentioned that, cosmetic products and pharmaceutical and medicinal products, have registered an average growth of their sales of 4.6% from 2010 to 2015. Under this scenario the position of the company Samma Importaciones EIRL is described, which also evidences a growth in its sales and also the problems it faces when belonging to the micro-enterprise sector that grows in a disorderly manner. In this way, this chapter shows the main problem that the company is going through, in its warehouse management process where it focuses on two areas of analysis, such as: Inventory control, which is determined by the need to fight against the rupture of stock, the high level of inventory and the obsolescence of the products because they are inadequately stocked and another axis that motivates the research is the search time, which is generated when the sales area carries out its product requirement to replenish its stock on display and the delay occurs when identifying and selecting the requested products in the warehouse. In the second chapter, we present studies related to our research, which were developed within the national and international scope. These studies serve as a basis for the methodology used in our work. Likewise, the whole theory regarding the problem that has been identified in the company's warehouse process is shown, and it is where the improvement will be applied with the 5 "S" methodology that will allow us to achieve our objectives; in the first place, maximizing control at the inventory level of the warehouse and reducing the search time of the cosmetic products of the company Samma Importaciones EIRL. These concepts are presented under the development of two factors that delimit all our research; the independent variable called, "Methodology of the 5 S" and the dependent variable that is the "Warehouse Management". The interrelation of these two variables is described by the development of engineering techniques and tools, accompanied by their respective application procedures, these techniques that are applied are: Process map, flow diagrams, Brainstorming, Pareto diagram, the cause and effect analysis and the methodology of the 5 "S" s with their respective execution schedule prepared in a Gantt chart. Finally, the definition of the terms that will be used in the drafting of our project and are used in logistics and engineering is expressed. In the third chapter, the current situation is presented following the AS-IS model and the TO-BE model. In the development of the first specific objective, different engineering tools were used to identify and analyze the existing problems that represented a critical situation within the warehouse management process; For this purpose, the Process Map was drawnIing up to determine which process is considered critical and, within that, the activity that generates delays or losses for the company. In the development of these exploratory tools a meeting is established where the technique of brainstorming is applied, the result of this technique gives rise to a consensus where it identifies the five most relevant, recurrent and feasible problems to improve. With these selected problems the "Law of 80/20" with the Pareto diagram is applied; which allows us to highlight the two most relevant problems. The problems identified are the lack of control over the inventory level; which generates over stock, obsolescence and stock rupture and the delay in the search of products in the warehouse. Taking into account these specific problems, the cause and effect analysis and the Porqués technique on warehouse management are carried out. The specific problems selected become objectives to be executed. In the development of the second specific objective, the aim is to determine the control level of the inventory of the warehouse, the methodology of the 5 "S" in the pilot test is applied to one of the environments destined for the storage of cosmetic products of the company, with the intention to replicate it in all environments that are used as deposits. The procedure to carry out the methodology will have a day of initial training, where the development of the application of the first Seiri principle will be presented, which consists in removing and classifying all the objects found in the warehouse, identifying among them the necessary ones that are those that they must remain in place and the unnecessary ones that will be classified with their red card and retired to a quarantine environment for final disposal. In the second Seiton principle, a distribution plan was elaborated and the environment where we ordered the products left after having removed the boxes, monitors and other objects unrelated to the business turn was implemented, with the third principle we carried out the respective cleaning of the environment. Also, with the purpose of guiding our improvement in the control activity and the internal supply of cosmetic products to the company's points of sale; with the application of the fourth standardization principle began labeling the shelves with the classification of ABC which caused a visual change of the environment and the perception of employees, also implemented fire extinguishers and security lines, to subsequently develop the warehouse regulation, finally, the fifth principle of the discipline was applied, which consisted basically of periodic evaluations inside the warehouse to guarantee the level reached of the first four principles; all the methodology used made it possible to remove the stock and thus determine the percentage of missing products within the pilot warehouse. In relation to the development of the third specific objective, the application of the methodology of the 5 "S" generated the appropriate conditions to be able to reduce or decrease the search time of the products inside the warehouse, this new situation will facilitate the delivery in time of the Cosmetic products requested by the different points of sale that are located in the different districts of the city of Lima Norte, managing to satisfy at the opportune moment, the needs of the client. Finally, periodic evaluations were carried out with the evaluation format where each principle was evaluated after being implemented to determine its performance, obtaining the results that are expressed in the following chapter. In the development of the fourth specific objective, the results obtained in the pilot test inside the warehouse are presented in a detailed way, being able to identify 28.67% of missing products of the total of products that the company commercializes; In addition, it was determined that the largest amount of dye products in the warehouse are concentrated in whose levels or degrees of rotation are medium (B) with 43.11% of the total, low rotation (C) with 24.92% and only 31.96% is concentrated on products whose turnover level is high (A). Likewise, with the application of the methodology of the 5 "S" in the pilot test, 89.94% was reduced, the time spent in the search of the products inside the warehouse, in comparison with the time taken in the same store before said test. Also the valuation of the cost benefit of the application of the 5 "S" methodology in warehouse management, generates economic improvements for the company; considering that the implementation has a total cost of S /. 11 704.00 soles and the benefits for the company is the reduction of the economic losses of S / 13 079.00 soles, which are generated by the problems that exist in the management of the warehouse, this implementation cost will be recovered in a shorter time than one year. In the fourth chapter, the conclusions and recommendations of the present study are expressed; In relation to the first specific objective, using the engineering tools it was possible to identify the two most relevant problems for the company: the first problem that was identified is the control of the inventory whose percentage represents 33.7%; and the second problem is the search time of the cosmetic products requested by the different points of sale, whose percentage represents 27.2%; These specific problems represent 60.9% of the company's total problems. These percentages were found using the Pareto principle. In relation to the second specific objective it is possible to determine 28.67% of missing products, which will allow us to take immediate actions in terms of making the arrangements such as purchase orders, in order to replace the stock in the shortest time missing this will allow us to meet the requirements of the different points of sale 100%. Likewise, with the implementation of the 5 "S" methodology, it is possible to determine that the total capital invested in the 8 items studied out of a total of 3680 is S /. 94,873.20 soles (see Table No. 3-42); this result will allow us to make decisions such as the possibility to increase the purchase of products whose turnover level is high (A) and to reduce or even not buy those products whose turnover level is low (B). Likewise, you can also reduce the capital invested in the colors whose rotation levels are Medium (B) with 42.89% of the total investment and Low (C) 22.57% of the total investment, such reduction would be used for the purchase of those colors that you do not have in stock, as well as for the purchase of colors whose level of rotation is High (A), in this way you will get that the points of sale have all the products, managing to satisfy the needs of the client and increasing the sales of the company. In relation to the third specific objective of reducing the search time of cosmetic products in the Samma Importaciones warehouse; it is concluded that, by applying the first three principles of the 5 "S" methodology, it is possible to significantly reduce the search time; However, in order to give sustainability to the achievement obtained, it is necessary to apply the following two principles, such as standardization and discipline. In relation to the fourth specific objective, it is concluded that the implementation of the 5 "S" methodology in warehouse management is beneficial for the company, since in less than one year it will recover the costs generated by said implementation. We recommend that the company Samma Importaciones EIRL acquires an inventory control software, this program could be the Casnet, and it is a software that is being used by companies of the same category, in order to replace the manual and visual control that it currently performs. It is also recommended that other researchers be thoroughly imbued with knowledge related to the process to improve and use the different engineering tools to be able to determine the main problems, then choose the tool or methodology to be used to improve the process, thereby being able to reduce or improve processes that do not add value to further minimize the times of each activity that makes up the process.