Propuesta de mejora del proceso de control de asistencia del personal para optimizar la gestión administrativa en la unidad territorial Cajamarca del Programa Nacional de Apoyo Directo a los más pobres – Juntos

Abstract

La presente es una Investigación descriptiva que plantea una propuesta de mejora del proceso de control de asistencia de personal de la Unidad Territorial Cajamarca del Programa Nacional de Apoyo a los Más Pobres – JUNTOS, con la finalidad de optimizar la gestión administrativa y garantizar el buen uso de los recursos públicos. Se inició realizando un diagnóstico de la situación actual; la cual concluyó que hay serios problemas en cuanto a la calidad y la oportunidad de la información de la asistencia del personal que se envía mensualmente a la sede central Lima, para el pago de las planillas de remuneraciones. Esto ha generado que exista gran riesgo de pagos indebidos y que la Administración de la Unidad Territorial Cajamarca sea vista como una de las más incumplidas y no confiables. El equipo, usando el MASP: Metodología de Análisis y Solución de Problemas y herramientas de calidad como Pareto, Ishikawa, identificó diversas causas; determinándose que eran tres los problemas medulares: inexistencia de procedimientos locales y delimitación de responsabilidades, falta de comunicación de procesos y directrices y jefes inmediatos no realizan control del trabajo en campo. En mérito a este diagnóstico y haciendo uso de la metodología 5W2H es que planteamos una propuesta de mejora, que permita superar las deficiencias. Se propone la creación de procedimientos, plan de capacitación y mejor organización del área de Administración. La finalidad es que los tres procesos claves identificados: reportes a sede central confiables, reportes a sede central oportunos y colaboradores informados en el proceso de control de asistencia se desarrollen eficazmente. Finalmente, se hace un comparativo entre la situación actual y la que se tendría luego de la implementación de la propuesta de mejora y con el propósito de que la propuesta perdure en el tiempo, el equipo está proponiendo la formalización de los procedimientos establecidos y de la organización del área, mediante flujogramas de procesos.

This is a descriptive study that presents a proposal process improvement and attendance of staff Cajamarca Territorial Unit of the National Program to Support the Poorest - JUNTOS, in order to optimize the administrative management and ensure the proper use of public resources. This started making a diagnosis of the current situation; which it concluded that there are serious problems regarding the quality and timeliness of information for staff assistance that is sent monthly to the headquarters Lima, for the payment of wages sheets. This has meant that there is great risk of undue payments and the Territorial Administration Unit Cajamarca is seen as one of the most broken and unreliable. The team is using the MASP: Methodology Analysis and solution of problems and quality tools as Pareto, Ishikawa, identified three causes; absence of local procedures and delineation of responsibilities, lack of communication processes and guidelines and immediate supervisors do not perform field work control. In recognition of this diagnosis and using the 5W2H methodology we propose an improvement proposal, which overcomes the deficiencies, creating procedures, training plan and better organization of the management area is proposed. The aim is that the three key processes identified: reports to headquarters reliable, timely reports to headquarters and colleagues reported in the control process are developed effectively assistance. Finally, a comparison between the current situation and that then would the implementation of the proposed improvements and the purpose of the proposal lasts over time, becomes the team is proposing formalizing established procedures and area organization through process flowcharts.