Implementación de un manual de organización y funciones y un manual de procesos para el área convexusmedia de la empresa Convexus Comunicaciones Redes y Sistemas S.A.C. En el período 2017

Abstract

RESUMEN La presente tesis se desarrolla en el área ConvexusMedia de la empresa Convexus Comunicaciones, Redes y Sistemas S.A.C., en adelante Convexus. Esta área brinda soluciones integrales de servicios y productos multimedia como videoconferencia y audiovisuales para importantes empresas en los diferentes sectores económicos del Perú. En el área ConvexusMedia se han detectado, mediante la observación, encuestas y entrevistas, debilidades en el personal las cuales están relacionadas con el cumplimiento de funciones, así se puede mencionar que no se han difundido los objetivos organizacionales para que todos trabajen alineados en base a ellos, por ejemplo no todos conocen la misión, visión y objetivos de la empresa y/o área; actividades que no están contempladas en un Manual de Organización y Funciones (MOF), existe desconocimiento de tareas por parte del personal; falta de inducción al incorporarse un nuevo colaborador; no existe un documento que indique y sustente los requisitos mínimos del puesto; falta de comunicación y coordinación entre los colaboradores lo cual se refleja en la insatisfacción de los clientes; ante la necesidad de obtener una certificación de calidad no se cuenta con los procesos documentados y difundidos en un Manual de Procesos (MAPRO); así también de presentarse auditorías internas o externas se evidenciaría el inconveniente de la inexistencia de un MOF y MAPRO que determine las responsabilidades en cada puesto de trabajo. Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etcétera), así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas. Finkowsky (1998, p. 147). El MOF es importante porque su implementación reduce los conflictos de coordinación entre las áreas, delimita las responsabilidades, incrementa la productividad organizacional, aumenta la satisfacción del cliente interno y externo, y las certificaciones de calidad lo requieren como indispensable. Así también sirve como base para evaluar el desempeño, niveles salariales, desarrollo profesional entre otros. Ríos (2010) El MAPRO facilita la identificación y mejora de los problemas, este se basa en los procesos de cada una de las áreas que componen la empresa, permite conocer el funcionamiento de la organización y muestra como todos los miembros de cada puesto de trabajo deben laborar en coordinación para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Ríos (2010) Por lo tanto, se desarrollará el MOF y MAPRO para el área ConvexusMedia con el objetivo de reducir los problemas descritos inicialmente y así aumentar la productividad de la empresa, mejorar los procesos e incrementar la satisfacción del cliente.

ABSTRACT The present thesis is developed in the ConvexusMedia area of the company Convexus Comunicaciones, Redes y Sistemas S.A.C., hereinafter Convexus. This area provides comprehensive solutions for multimedia services and products such as videoconferencing and audiovisuals for important companies in the different economic sectors of Peru. In the ConvexusMedia area weaknesses have been detected in the personnel which are related to the fulfillment of functions, so it is possible to be mentioned that the organizational objectives have not been diffused so that all work aligned based on them, for example they do not know the mission, vision and objectives of the company and / or area; activities that are not contemplated in an Organization and Functions Manual, there is duplication and lack of knowledge on the part of the staff; lack of induction when a new employee joins; there is no document that indicates and supports the minimum requirements of the position; lack of communication and coordination among employees which is reflected in customer dissatisfaction; In view of the need to obtain a quality certification, the processes documented and disseminated are not available in a Process Manual; so also to present internal or external audits would show the inconvenience of the absence of a FOM and Process Manual that determines the responsibilities in each job. Administrative manuals are documents that serve as a means of communication and coordination to record and transmit in an orderly and systematic way an organization's information (background, legislation, structure, objectives, policies, systems, procedures, etc.), as well as the instructions and guidelines that are considered necessary for better performance of their tasks. Finkowsky (1998, p.147). The FOM is important because its implementation reduces coordination conflicts between areas, delimits responsibilities, increases organizational productivity, increases internal and external customer satisfaction, and quality certifications require it as indispensable. It also serves as a basis for evaluating performance, salary levels, and professional development, among others. Ríos (2010) The Process Manual facilitates the identification and improvement of problems, this is based on the processes of each of the areas that make up the company, allows to know the operation of the organization and shows how all members of each job should work in coordination for the fulfillment of the organizational objectives. Ríos (2010) Therefore, the FOM and Process Manual will be developed for the ConvexusMedia area with the aim of reducing the problems described initially and thus increase the productivity of the company, improve processes and increase customer satisfaction.