Implementación de un sistema Workforce Management para disminuir el índice de error de planificación de turnos laborales en el área de cajas de una empresa de supermercados en el año 2016 - Lima Perú

Abstract

La presente investigación tiene como objetivo la implementación de un sistema WorkForce Management para disminuir el índice de error de planificación de turnos laborales en el área de cajas de una empresa de supermercados. La investigación inicia con el diagnóstico de resultados de productividad del proceso de elaboración de turnos laborales en el área de cajas de una tienda representativa del supermercado. Para ello se recopiló y estructuró información necesaria para presentar los índices de sobredotación, subdotación, error de planificación, cobertura y horas extras. Posteriormente los resultados fueron valorizados y analizados con la herramienta de Pareto. Se pudo demostrar que el mayor impacto económico se presentaba en el indicador Error de planificación, valor que alcanzó el 22% de horas hombre ineficientes. Se planteó las causas usando el diagrama de Ishikawa, las mismas que fueron cruzadas en una matriz de relación para determinar la causa prioritaria: Inexistencia de un software especializado para optimizar la generación de turnos de acuerdo a una demanda estimada por cada hora del día. En la segunda etapa de la investigación se presenta y describe el software a implementar, sus fuentes de información, los usuarios y responsabilidades operativas además de las configuraciones generales del sistema. Se presentó una cronograma de actividades para la implementación que duró aproximadamente 6 meses en sus fases de planificación, implementación, capacitación y plan piloto en la tienda donde inicialmente se realizó el diagnóstico. En la última etapa se detalla la configuración inicial del sistema y la puesta en marcha del piloto en la tienda Miraflores, la misma sucursal que sirvió para el diagnóstico. Los indicadores de gestión se exportaron de la aplicación y se prepararon para el análisis, comparación y presentación de resultados. Los resultados obtenidos de la investigación, demuestran mejora en todos los indicadores analizados. El índice de error de planificación disminuyó de 22% a 6.3% que representa un ahorro de 13 horas hombre por día. Las horas fueron valorizadas mensualmente, al deducir los costos del servicio se obtiene un beneficio económico de S/. 1 941,26 al mes por un local, si lo estimamos a 60 tiendas de la cadena, el ahorro ascendería a S/. 116 475,60.

The objective of this research is to implement a WorkForce Management system to reduce the error rate of work shift planning in the cashier area of a supermarket company. The investigation begins with the diagnosis of productivity results in the process of preparing work shifts in the cashier area of a store representative of the supermarket. For this, the necessary information was compiled and structured to present the indices of giftedness, subdivision, planning error, coverage and overtime. Subsequently, the results were evaluated and analyzed with the Pareto tool. It was possible to demonstrate that the greatest economic impact was presented in the indicator: Planning error, value that reached 22% of inefficient person-hours. Causes were raised using the Ishikawa diagram, the same ones that were crossed in a relationship matrix to determine the priority cause: No specialized software to optimize the generation of shifts according to an estimated demand for each hour of the day. In the second stage of the research, the software to be implemented is presented and described, its sources of information, the users and operational responsibilities as well as the general configurations of the system. A schedule of activities for the implementation was presented, which lasted approximately 6 months in the phases of planning, implementation, training and pilot plan in the store where the diagnosis was initially made. In the last stage the initial configuration of the system and the start-up of the pilot at the Miraflores store are detailed, the same branch that served for the diagnosis. The management indicators were exported from the application and prepared for the analysis, comparison and presentation of results. The results obtained from the research show an improvement in all the indicators analyzed. The planning error rate decreased from 22% to 6.3%, which represents a saving of 13 person-hours daily. The hours were valued monthly, the service costs were deducted, obtaining an economic benefit of S /. 1 941,26 per month for a local, if we estimate it to 60 stores in the chain, the savings would amount to S /. 116 475,60.