Manual de organización y funciones versión 2018 para maximizar los costos de la carga de personal en la empresa Halcón S. A. - Trujillo

Abstract

La presente tesis tiene como propósito determinar qué documento de gestión maximizara el costo de la carga de personal en la empresa Halcón S.A. de la ciudad de Trujillo en el año 2018. Esta empresa se encarga de la fabricación de carrocerías, en los últimos años la empresa ha mejorado la tecnología, pero no las capacidades de sus colaboradores. En el área de producción, específicamente en almacén y logística y producción en sí, se han detectado, mediante la observación y análisis documental, debilidades en el personal las cuales están relacionadas con el cumplimiento de funciones, así se puede mencionar que no se han difundido los objetivos organizacionales para que todos trabajen alineados en base a ellos, por ejemplo no todos conocen la misión, visión y objetivos de la empresa y/o área; actividades que no están contempladas en un Manual de Organización y Funciones (MOF), existe desconocimiento de tareas por parte del personal; falta de inducción al incorporarse un nuevo colaborador; no existe un documento que indique y sustente los requisitos mínimos del puesto; falta de comunicación y coordinación entre los colaboradores lo cual se refleja al momento de que las Órdenes de Producción llegan a almacén y logística y la entrega de la materia prima necesaria y requerida para estas órdenes se ve retrasada, esto causa el retraso de la producción de la carrocería demandada por el cliente y su posterior insatisfacción, además del retraso y demora en producción cuando el material solicitado no fue suficiente y se requiere más, asimismo al término de cada sub proceso del proceso de producción donde los operarios no saben muy bien que hacer para continuar con el procedimiento; ante la actual necesidad de obtener una certificación de calidad no se cuenta con las funciones detalladas, documentadas y difundidas en un Manual de organización y funciones (MOF); así también de presentarse auditorías internas o externas se evidenciaría el inconveniente de la inexistencia de un MOF que determine las responsabilidades en cada puesto de trabajo. Además, se identificó que los colaboradores de la empresa son, en su mayoría jóvenes, algunos practicantes del SENATI, estos tienden a ser más productivos en el trabajo, por su misma juventud. Se recomienda implementar instructivos para el mejor aprendizaje de los procesos laborales y se propone Desarrollar un programa de capacitación de acuerdo a las exigencias del trabajo realizado por los colaboradores para elevar los niveles de productividad. Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etcétera), así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas. (Fincowsky, 2007) El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica

y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal. (Macchiavello, 2010) Por lo tanto, se propone el MOF para maximizar los costos de la carga de personal de la empresa Halcón S.A., con el fin de que el personal pueda producir más en el mismo tiempo.

The purpose of this thesis is to determine how the implementation of a Jobs Description maximizes the costs of the human resources in the company Halcón S.A. of the city of Trujillo in 2018. This company is responsible for the manufacture of bodies, in recent years the company has improved technology, but not the capabilities of its employees. In the area of production, specifically in warehouse and logistics and production itself, have been detected, through observation and document analysis, weaknesses in the staff which are related to the fulfillment of functions, so it can be mentioned that they have not been disseminated the organizational objectives so that everyone works aligned based on them, for example not everyone knows the mission, vision and objectives of the company and / or area; activities that are not contemplated in a Manual of Organization and Functions (MOF), there is ignorance of tasks on the part of the personnel; lack of induction upon the incorporation of a new collaborator; there is no document that indicates and supports the minimum requirements of the position; lack of communication and coordination among collaborators which is reflected at the moment that the Production Orders arrive at warehouse and logistics and the delivery of the necessary and required raw material for these orders is delayed. This causes the delay in the production of the body demanded by the customer and its subsequent dissatisfaction, in addition to the delay and delay in production when the material requested was not enough and more is required, also at the end of each production process where the operators do not know very well what to do to continue with the process; in view of the current need to obtain a quality certification, the detailed, documented and disseminated functions are not available in an organization and functions manual (MOF); Also, if internal or external audits were to be presented, the drawback of the lack of an MOF that determines the responsibilities in each job position would be evident. In addition, it was identified that the employees of the company are, mostly young, some SENATI practitioners, these tend to be more productive at work, for their very youth. It is recommended to implement instructions for the best learning of work processes and it is proposed to develop a training program according to the demands of the work done by employees to raise productivity levels. Administrative manuals are documents that serve as means of communication and coordination that allow recording and transmitting in an orderly and systematic way an organization's information (background, legislation, structure, objectives, policies, systems, procedures, etc.), as well as instructions and guidelines that are considered necessary for the best performance of their tasks. (Fincowsky, 2007) The Organization and Functions Manual is a normative document that describes the specific functions at the position or job level, developing them from the organizational structure and general functions established in the Organization and Functions Regulation, as well as based on the requirements of charges considered in the Table for Personnel Allocation. (Macchiavello, 2010)

Therefore, the MOF is proposed to maximize the costs of the personnel load of the company Halcón S.A., in order that the personnel can produce more in the same time.