Implementación del modelo de gestión documental en el área de archivo y trámite documentario en una institución financiera en el período 2019 – 2020 en Lima

Abstract

El presente trabajo de suficiencia profesional fue realizado con la finalidad de describir la experiencia profesional que se tuvo en la implementación de un modelo de gestión documental en una institución financiera que se dedica a canalizar recursos financieros a través de otras empresas del sector financiero del Perú con el fin de buscar el desarrollo sostenible e inclusivo del país. Se realizo un análisis de cómo se estaban realizando las actividades de gestión documental, evidenciándose procedimientos inadecuados para la administración de los documentos que sustentan la ejecución de las actividades diarias, también se verifico que no se contaba con políticas en materia de gestión documental que permitiera dar lineamientos a las distintas gerencias que conforman la institución financiera. Se concluye que la implementación de un modelo de gestión documental ha permitido a la organización reducir sus costos en materia de gestión documental, evitando el consumo de papel e impresión, ya que con el uso de tecnologías de información y certificados digitales permite generar documentos firmados digitalmente con el mismo valor legal que puede tener un documento firmado de manera manuscrita. Asimismo, se verifica que la implementación de dicho modelo ha permitido mantener la continuidad de los servicios financieros y operaciones de la institución financiera ya que gestionar documentos digitales favorece al trabajo remoto.

This research of professional sufficiency was carried out in order to describe the professional experience that was had in the implementation of a document management model in a financial institution, it is dedicated to providing financial resources through other companies in the financial sector of Perú, with the aim of seeking the sustainable and inclusive development of the country. An analysis of the past situation of the document management activities was carried out, inadequate procedures were evidenced for the administration of documents that support the execution of daily activities, it was also verified that there were no document management policies that would allow giving guidelines to the different managements that make up the financial institute. It is concluded, the implementation of a document management model has allowed the organization to reduce its costs in document management, avoiding the consumption of paper and printing since the use of information technologies and digital certificates allows the generation of documents digitally signed with the same legal value that a handwritten signed document can have.