Desarrollo de un aplicativo para el registro de la conciliación en la producción en el laboratorio S. J. Roxfarma S. A.

Abstract

El presente trabajo de Suficiencia Profesional se centró en el análisis, desarrollo e implementación de un aplicativo para el control y registro de la Conciliación en la Producción de la empresa Laboratorio San Joaquín Roxfarma S.A. El problema identificado tras el análisis fue que este proceso era una actividad netamente manual, con muchas inconsistencias, ocupaba mucho tiempo para su proceso y generaba costos adicionales por sobretiempos. Este proceso no estaba alineado a la Estrategia de la empresa. Las herramientas utilizadas fueron el Visual FoxPro 9.0: para la programación, depuración y pruebas, Bizagi para el mapeo gráfico del proceso de la Conciliación en sus dos fases: AS IS (como es el proceso en la actualidad) y TO BE (como se desea el proceso a futuro), y el uso de Técnicas de Desarrollo de Software (entrevista, análisis del proceso, levantamiento de requerimiento y generación de la documentación respectiva). El aplicativo implementado hizo que este proceso quede plenamente automatizado, de manera que se minimizó la intervención de los operadores o usuarios a tareas puntuales, cero errores, reducción de los tiempos de registro, así como se dio la facilidad de generar reportes complementarios para el Sobre Técnico y el posterior análisis estadístico de la información almacenada en la base de datos, además se redujo el impacto del gasto en horas extras. Este aplicativo interviene en varios subprocesos con la finalidad maximizar las prestaciones del sistema de información en general, tal es el caso de nuevas funcionalidades que se ponen al servicio del usuario: envío de correos automáticos de control para el seguimiento y la supresión de la escritura manual en formatos preimpresos para complementar los registros del Sobre Técnico. La implementación de esta solución o desarrollo devino principalmente en cuatro aspectos muy positivos: 1. Mejoró notablemente la experiencia del usuario con respecto a la operación del aplicativo (proceso de Conciliación manual era muy tedioso, aburrido y desgastante), Se eliminaron los errores de registro (eran constantes, lo cual generaba inconsistencias al momento de análisis posteriores) 2. Se redujo en un 100% el consumo de horas extras con respecto a este proceso (aproximadamente se utilizaban de 2 a 3 horas diarias para procesar muchos lotes de fabricación generados), lo cual significaba un constante desembolso por parte de la empresa con respecto a años anteriores. 3. Se logra la trazabilidad del proceso (desde su inicio hasta su fase final), aspecto importantísimo para la Gestión de la Calidad del producto y para las futuras Auditorias de Digemid.