Propuesta de implementación de procedimientos en la gestión y desarrollo del proceso de contratación para reducir reprocesos en la agencia de compras de las Fuerzas Armadas

Abstract

El presente trabajo de suficiencia profesional tiene como objetivo proponer la implementación de procedimientos en la Gestión y Desarrollo del Proceso de Contrataciones bajo un enfoque de gestión de riesgos, con la finalidad de reducir reprocesos en la Agencia de Compras de las Fuerzas Armadas (ACFFAA). Una vez delimitado el alcance del proyecto, sobre la base del Ciclo de Deming, se han desplegado diversas herramientas de gestión que han permitido diagnosticar consistentemente el estado actual del proceso, identificando una amplia posibilidad de mejorar las operaciones de los procesos misionales, en las Direcciones de Estudio de Mercado y de Procesos de Compras; dado que son estas dependencias en las que recae el 85% de las operaciones. Para ello, se desarrollaron dos estrategias enfocadas en la prevención (riesgos en contrataciones) y el control (idoneidad del régimen especial), que se materializaron en la creación de procedimientos para las contrataciones estratégicas del Sector Defensa en el mercado nacional y extranjero, flujogramas y un inventario de documentos estandarizados cuyo objetivo es disminuir la variabilidad de las operaciones. Luego de la prueba de implementación se obtuvo la disminución de actividades que no generaban valor a los procesos, un menor tiempo promedio de atención de la gestión de requerimientos, una mayor predictibilidad y con ello la disminución de reprocesos en la ACFFAA. Finalmente, se han generado conclusiones y recomendaciones que deben servir de guía para hacer extensiva la metodología aplicada y lograr optimizar los tiempos de atención, así como las otras funciones que tiene la ACFFAA, bajo un enfoque de mejora continua y de gestión de riesgos.