Implementación de la primera fase de la propuesta de mejora en el proceso de pagos a proveedores utilizando un sistema ERP en la empresa JJC Contratistas Generales S. A.

Abstract

El siguiente trabajo ha sido desarrollado tomando como referencia, el proceso de pagos a proveedores en la empresa JJC Contratistas Generales S.A. La empresa presentaba demoras en los registros de los comprobantes de pago, búsqueda de la documentación que sustente el gasto y/o costo, envío de información a los supervisores de las diferentes obras, errores en la contabilización de las facturas, incumplimiento de plazos en los pagos a los proveedores, un establecimiento claro de funciones en las actividades del proceso, falta de horarios y cronogramas estandarizados para todos los proyectos, pérdida de horas hombres en las labores y gastos en los útiles de oficina, embalaje y transporte de los comprobantes de pago con todo su sustento. El análisis se realizó en la etapa pre pandemia Covid 19 y durante el confinamiento que realizó el estado peruano, ya que, no pudiendo realizar nuestras labores de forma presencial, se tuvo que mejorar el proceso de pagos a proveedores, para lo cual se implementó la primera fase de una propuesta de mejora, el cual consistía en realizar una interface con el ERP SAP R/3 que permitiera que la información de los comprobantes de pago sea registrada de forma oportuna y fidedigna, que los sustentos de las facturas sean guardados en un repositorio de información, poder acceder a ellos y ser descargados de forma masiva. Así también, se tuvo que levantar los procesos que se estaban ejecutando y reestructurarlos, generando un ahorro mensual de 5 horas en las actividades de un analista de finanzas, S/ 19 mil en horas hombre, S/ 23 mil en útiles de oficina, transporte y embalaje; como también estandarizar funciones, horarios y cronogramas que ahora son cumplidos a cabalidad por todos los integrantes del proceso de pagos a proveedores, el cual no solo abarca al personal de tesorería, sino también al personal contable, cuentas por pagar, área de impuestos, control de gestión, administración de obras, gestión humana y las gerencias de los proyectos, así como los socios de la empresa.

The following work has been developed taking as a reference, the process of payments to suppliers in the company JJC Contratistas Generales S.A. The company had delays in registering the payment vouchers, searching for the documentation that supports the expense and/or cost, sending information to the supervisors of the different works, errors in accounting for the invoices, non-compliance with deadlines in the payments to suppliers, a clear establishment of functions in the activities of the process, lack of standardized schedules and schedules for all projects, loss of man-hours in the work and expenses in office supplies, packaging and transportation of payment receipts with all his livelihood. The analysis was carried out in the pre-Covid 19 pandemic stage and during the confinement carried out by the Peruvian state, since, not being able to carry out our work in person, the process of payments to suppliers had to be improved, for which the first phase of an improvement proposal, which consisted of making an interface with the ERP SAP R/3 that would allow the information of the payment vouchers to be registered in a timely and reliable manner, that the supporting documents of the invoices be saved in a repository of information, to be able to access them and be downloaded massively. Likewise, the processes that were being executed had to be lifted and restructured, generating a monthly saving of 5 hours in the activities of a financial analyst, S/ 19 thousand in man hours, S/ 23 thousand in office supplies, transportation and packaging; as well as standardizing functions, hours and schedules that are now fully complied with by all members of the supplier payment process, which not only includes treasury personnel, but also accounting personnel, accounts payable, tax area, control management, works administration, human management and project management, as well as the company's partners.