Uso de la digitalización del acervo documentario de la empresa Vagda E. I. R. L. en el periodo de reactivación económica COVID 19

Abstract

En tiempo de pandemia COVID 19, la empresa VAGDA E.I.R.L., como en la mayoría de grandes, medianas y pequeñas empresas; sufrió cambios abruptos en el desarrollo de actividades, afectando la estructura de la empresa tanto interna como externamente, se tomaron medidas drásticas, como el prescindir de su personal administrativo y de campo, además de adoptar el modelo de trabajo remoto haciendo difícil la interacción, coordinación, planificación y seguimiento entre áreas, el flujo de información entre las áreas se ralentizó además de la acumulación del acervo documentario en el área administrativa. Dicha información debía estar al alcance de las demás áreas cuando fuera requerida teniendo en cuenta el menor contacto físico entre los colaboradores, se procedió a digitalizar la documentación ordenándola cronológicamente para luego ser almacenado en un drive en “la nube” herramienta gratuita de la plataforma Google, el acceso sería autorizado directamente por la gerencia a los colaboradores designados, a los cuales se les hizo llegar el acceso a la información mediante correo electrónico para la utilización de la documentación, y a la vez recalcándoseles que debe ser actualizada de manera diaria. Si bien se puede resaltar que en un principio se incurrió en equivocaciones y limitaciones, pues no todos contaban con los instrumentos tecnológicos adecuados, también se puede concluir que el método plasmado funcionó eficientemente, dando agilidad y fluidez al uso de la documentación cuando fuera requerida.

In times of COVID 19 pandemic, the company VAGDA E.I.R.L, as in most large, medium and small companies; suffered abrupt changes in the development of activities, affecting the structure of the company both internally and externally, drastic measures were taken, such as dispensing with its administrative and field staff, in addition to adopting the remote work model, making interaction, coordination difficult. , planning and monitoring between areas, the flow of information from the areas slowed down in addition to the accumulation of the documentary collection in the administrative area. This information had to be available to other areas when required, taking into account the lesser physical contact between collaborators. The documentation was digitized, ordering it chronologically, and then stored in a drive in “the cloud,” a free tool on the Google platform, access would be authorized directly by management to the designated collaborators, who were given access to the information by email for the use of the documentation, and at the same time emphasizing that it must be updated with new information on a daily basis. Although it can be highlighted that initially mistakes and limitations were made because not everyone had the appropriate technological instruments, it can also be concluded that the method implemented worked efficiently, giving agility and fluidity to the use of documentation when required.